Tietosuojaseloste

Päivitetty: 10.09.2025

Lyhyt tiivistelmä

Vuoksen Mieslaulajat ry käsittelee henkilötietoja vain yhdistyksen toiminnan hoitamiseen.

• Keräämme tietoja jäseniltä, yhteydenottolomakkeen käyttäjiltä ja keikkatilauksia tekeviltä henkilöiltä.
• Käytämme tietoja jäsenyyden hoitoon, yhteydenottoihin vastaamiseen, esiintymisten järjestämiseen ja viestintään.
• Sivustolla käytetään evästeitä, joiden avulla varmistamme sivun toimivuuden ja tallennamme käyttäjän antamat evästevalinnat.
• Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman perustetta.
• Jokaisella on oikeus tarkistaa tietonsa, pyytää oikaisua tai poistoa ja tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle.

Alla on yksityiskohtainen seloste rekistereistä ja käsittelystä.

1. Rekisterinpitäjä

Vuoksen Mieslaulajat ry
Sähköposti: jarmohuttu@gmail.com
Puhelin: 044 400 4202

2. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyssä

Nimi: Jarmo Huttu
Sähköposti: jarmohuttu@gmail.com
Puhelin: 044 400 4202

3. Rekisterit ja tarkoitukset

Jäsenrekisteri: yhdistyksen jäsenyyden hoitaminen, viestintä, tapahtumien järjestäminen ja jäsenmaksujen hallinta.
Yhteydenottorekisteri (verkkosivusto): verkkosivun lomakkeella jätettyjen yhteydenottojen käsittely ja niihin vastaaminen.
Keikkatilausrekisteri: esiintymispyyntöjen ja niihin liittyvien yhteystietojen sekä sopimustietojen käsittely.
Markkinointi ja viestintä: uutis- ja tapahtumatiedotteiden lähettäminen suostumuksen perusteella.
Evästerekisteri: verkkosivun evästeiden hallinta ja käyttäjän antamien suostumusten tallentaminen Complianz-lisäosan avulla.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisteri: nimi, syntymävuosi tarvittaessa, yhteystiedot (sähköposti, puhelin, osoite), kuorossa tarvittavat ääniala- ja ryhmätiedot, jäsenyys- ja maksutiedot, mahdolliset luottamustehtävät.
Yhteydenottorekisteri: nimi, puhelin, sähköposti, viestin aihe ja vapaa viesti.
Keikkatilausrekisteri: tilaajan nimi ja yhteystiedot, laskutus- ja sopimustiedot, tapahtumatiedot.
Markkinointi ja viestintä: nimi ja sähköposti.
Evästerekisteri: evästeisiin perustuvat tunnisteet ja suostumustiedot.
Mahdolliset valokuvat julkaistaan vain suostumuksella tai oikeutetun edun perusteella tapahtumaraportoinnin yhteydessä.

5. Henkilötietojen lähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään (jäsenhakemus, sähköiset lomakkeet, sähköposti, puhelin) sekä tapahtumailmoittautumisista ja sopimuksista.

6. Oikeusperusteet

Sopimus (GDPR 6(1)(b)): jäsenyyden ja tilausten hoitaminen.
Lakivelvoite (GDPR 6(1)(c)): kirjanpito.
Oikeutettu etu (GDPR 6(1)(f)): yhdistyksen sisäinen viestintä, toiminnan raportointi (esim. kuvia tilaisuuksista), tietoturva.
Suostumus (GDPR 6(1)(a)): sähköinen markkinointi, julkaisuluvat, evästepohjainen seuranta.

7. Säilytysajat

Jäsenrekisteri: jäsenyyden ajan ja enintään 2 vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen.
Yhteydenottotiedot: enintään 12 kuukautta asian käsittelystä, ellei synny sopimussuhdetta.
Keikkatilausrekisteri ja laskutustiedot: kirjanpitolain edellyttämät ajat.
Markkinointi ja viestintä: kunnes suostumus perutaan.
Evästerekisteri: Complianz-lisäosa säilyttää suostumustiedot voimassaolevien asetusten mukaisesti.

8. Säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Palveluntarjoajille (esim. webhotelli, sähköpostipalvelu, lomake- ja evästepalvelu) tietoja voidaan siirtää sopimusten puitteissa. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle; mikäli siirtoja on, käytetään GDPR:n edellyttämiä suojatoimia.

9. Evästeet ja seuranta

Sivusto käyttää evästeitä sivuston tekniseen toimintaan ja mahdollisesti tilastointiin. Kolmansien osapuolten sisältö (esim. YouTube-videot ja someupotukset) voidaan estää, kunnes käyttäjä antaa suostumuksen. Evästeasetuksia voi hallita sivuston Evästeasetukset-linkistä. Tarkempi kuvaus löytyy Evästekäytännöt-sivulta.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista ja täydentää tietoja.
Rekisteröity voi tietyin edellytyksin pyytää tietojen poistamista ja käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella ja peruuttaa suostumus.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi).
Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä. Pyynnöt voi osoittaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

11. Tietojen suojaus

Tiedot säilytetään teknisesti suojatuissa palveluissa ja käyttö on rajattu vain niitä tehtäviään varten tarvitseville. Sähköisiä järjestelmiä suojataan kirjautumistunnuksin ja salasanoin. Varmuuskopiointi ja päivitykset hoidetaan palveluntarjoajan kanssa.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei suoriteta.

13. Julkaisut ja media

Tapahtumaraportoinnin yhteydessä voidaan julkaista kuvia ja tietoja kuoron toiminnasta. Henkilökuvia julkaistaan vain asianmukaisella perusteella ja noudattaen hyvää viestintätapaa. Kuvien poistopyynnöt käsitellään kohdassa 10 mukaisesti.